Det här är en text i klarspråk. Meningen är att vem som helst i verksamheten ska kunna läsa och förstå den utan jurist. Punkter där verkligheten ännu inte matchar en fullständig policy hanteras i vårt interna underlag och löses innan avtal ingås.
Gibs är en AI-assistent som hjälper ditt företag att läsa, förstå och arbeta med era dokument, er e-post, er kalender och era inspelningar. Vi kör tjänsten på europeiska servrar. Känsliga strukturerade uppgifter maskeras automatiskt i två steg: personnummer, IBAN och kortnummer redan innan lagring, och därutöver organisationsnummer, e-postadresser, telefonnummer, bankkontonummer och hälsokoder innan någon text skickas till AI-modellerna.
Det vi är raka med: namn och företagsnamn maskeras inte — de behövs för att tjänsten ska kunna svara på frågor som "visa allt som skickats i det här ärendet", och de kan därför ingå i det underlag som skickas till AI-modellerna för själva "tänkandet". Idag sker det tänkandet hos amerikanska AI-leverantörer, under standardavtalsklausuler (SCC). Er e-post och era filer läser vi bara med de minsta behörigheter er egen IT-administratör ger oss. Ni äger er data och kan få ut den och få den raderad.
Vi behandlar det ni tillför tjänsten:
I detta material förekommer personuppgifter: namn, e-postadresser, telefonnummer, organisationer, roller, projekt- och fastighetsuppgifter samt fritext.
Namn och företagsnamn. De behövs för att tjänsten ska fungera. De lagras i våra åtkomststyrda, kundisolerade databaser i Europa och kan ingå i det underlag som skickas till AI-modellerna — även de amerikanska (avsnitt 5).
Maskeringen är automatisk och därmed inte hundraprocentigt ofelbar. Skulle en uppgift slinka igenom hanteras och rättas det enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
För att kunna leverera tjänsten: läsa in och förstå era dokument, strukturera dem, göra dem sökbara, transkribera ljud och ge era användare en AI-assistent som svarar på frågor och föreslår åtgärder.
Tjänsten bygger också upp ett arbetsminne åt ert företag: nyckelfakta, rättelser och arbetsmönster ur ert material, så att assistenten blir bättre på just er verksamhet. Arbetsminnet är avgränsat till ert företag, används bara för att leverera tjänsten till er, och raderas med er övriga data. Vi behandlar inte era uppgifter för egna ändamål och de används inte för att träna generella AI-modeller (varken våra leverantörers eller egna).
Den lagliga grunden bestämmer ni som personuppgiftsansvarig — normalt fullgörande av avtal eller berättigat intresse för att dokumentera och driva er verksamhet. Om ni spelar in möten med tredje part är det ni som ansvarar för att informera de inspelade; vi tillhandahåller verktygen för lagring och radering.
Det enda innehåll som lämnar Europa är det som skickas till AI-modellerna (avsnitt 5), efter maskeringssteget i avsnitt 2. Därutöver passerar innehållslösa pushnotiser (en väckningssignal till er mobil — aldrig själva innehållet) amerikansk infrastruktur (avsnitt 5).
Några få, och vi redovisar dem:
Följande är inte underbiträden:
Ärendematerial (foton, ljud, transkript och färdiga dokument) sparar vi som standard i 10 år — i linje med den svenska allmänna preskriptionstiden för fordringar och rättsliga anspråk — och detta går att ställa om per kund utifrån era bransch- och avtalskrav. Tillfälligt arbetsmaterial som aldrig knyts till ett ärende städas bort snabbt. Konversationshistorik sparas under avtalstiden. När avtalet upphör får ni ut er data och den raderas därefter (avsnitt 8).
En sak vi är öppna med: diskkryptering på själva beräkningsservern är ännu inte på plats (vi lutar oss idag mot fysisk datacentersäkerhet, privat nätverksåtkomst och krypterade säkerhetskopior). Det åtgärdas innan vi tar in kunder i reglerad bransch.
Ni (och de personer vars uppgifter förekommer) har rätt att:
Så här går det till idag: en begäran hanteras som en loggad process som en människa utför med byggt verktygsstöd (export och tvåstegsradering) — ännu inte som en självbetjäningsknapp i appen. Hör av er till victor@gibbr.se, så sammanställer eller raderar vi uppgifterna utan onödigt dröjsmål och senast inom [10 arbetsdagar], så att ert företag i sin tur kan svara den registrerade inom lagens månadsfrist. Radering utförs alltid av en människa efter godkännande.
Ni har också rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.
Gibs är en AI-assistent — det ni pratar med i tjänsten är AI, och det framgår i produkten från första interaktionen. AI-genererade svar och förslag kan innehålla fel; åtgärder som skriver eller skickar något granskas och godkänns av en människa (avsnitt 7), och ni ansvarar för att kvalitetssäkra underlag innan de läggs till grund för beslut.
Webbtjänsten använder endast nödvändiga kakor: en inloggnings-/sessionskaka som krävs för att tjänsten ska fungera. Sådana kräver inget samtycke enligt lagen om elektronisk kommunikation. Vi använder inga analys-, marknadsförings- eller tredjepartskakor.
Vi kan uppdatera denna policy. Vid väsentliga ändringar — särskilt byte eller tillägg av underbiträden — informerar vi er i förväg (minst 30 dagar) så att ni kan ta ställning.
Gibbr AB, org.nr 559496-0766, [säte/adress — fylls i]
Dataskyddsfrågor: victor@gibbr.se